文件是承載企業(yè)各類管理要求的最重要的載體之一,但是出于各業(yè)務(wù)主管部門在不同階段各自的需要，企業(yè)往往同時(shí)存在著多種管理體系文件，如QHSE管理體系、內(nèi)控體系、規(guī)章制度體系、公文系統(tǒng)、應(yīng)急體系等。

對(duì)企業(yè)而言各種體系文件雖然對(duì)相應(yīng)的管理過(guò)程起到了規(guī)范作用,但越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜的各類管理文件，不僅查詢閱讀學(xué)習(xí)非常困難，日常管理確保其適用性和有效性對(duì)管理部門而言也具有很大的工作量。

企業(yè)文件管理面對(duì)的常見問(wèn)題

1.多套管理體系文件同時(shí)并存，導(dǎo)致“兩層皮”的現(xiàn)象普遍存在。體系文件整合困難。

出于各業(yè)務(wù)主管部門在不同階段各自的需要，企業(yè)往往同時(shí)存在著多種管理體系文件，如QHSE管理體系（有時(shí)還分成質(zhì)量體系和HSE體系）、內(nèi)控體系、規(guī)章制度體系、公文系統(tǒng)、應(yīng)急體系等。而各類文件的管理部門缺少統(tǒng)一的規(guī)劃和策劃、方法不統(tǒng)一，難以避免的存在重復(fù)、矛盾、交叉、新舊文件沉積等問(wèn)題，既造成了管理的復(fù)雜也讓各級(jí)執(zhí)行部門產(chǎn)生混亂，管理文件的嚴(yán)肅性和執(zhí)行部門的重視程度不斷降低，使得管理效率、效果的下降。

2.文件存在形式陳舊，檢索查詢閱讀很困難，對(duì)文件的學(xué)習(xí)掌握情況較差

目前企業(yè)文件通常以以兩種形式存在，一是匯集成冊(cè)的的紙質(zhì)文件；另外文件以word或PDF文檔的形式上載到企業(yè)的OA系統(tǒng)，可以查閱下載。紙質(zhì)文件較為龐大不便于攜帶和保存，同時(shí)翻閱也比較麻煩。而OA系統(tǒng)上的文件則需要先進(jìn)行下載然后用辦公軟件打開或者打印后再閱讀，也很不方便。

如果希望在整個(gè)文件系統(tǒng)中精確查找針對(duì)某一特定主題，甚至是關(guān)鍵詞，所涉及的管理要求，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，并且很可能還不全面。

3.文件修訂與換版程序繁雜，文件的廢止與重新印發(fā)消耗較大的人財(cái)物資源

企業(yè)在不同發(fā)展階段，各項(xiàng)組織機(jī)構(gòu)、人員、工藝、設(shè)備各方面不斷在變化，文件也相應(yīng)的需要經(jīng)常做出調(diào)整。按照過(guò)去的方式需要把現(xiàn)有紙質(zhì)文件報(bào)廢收回，在重新印制新的文件下發(fā)。在管理體系審核過(guò)程中，非常容易發(fā)生由于文件制修訂程序執(zhí)行偏差或文件發(fā)放與版本受控錯(cuò)誤被認(rèn)證機(jī)構(gòu)開具不符合項(xiàng)。另外每次文件重新印制下發(fā)都需要很高的費(fèi)用，舊文件也難以回收處理，會(huì)產(chǎn)生較大的浪費(fèi)。

4.其他面對(duì)的問(wèn)題

文件的信息安全難以控制；文件數(shù)量很大，針對(duì)某一具體部門難以有效掌握在全部文件中針對(duì)本部門的具體職責(zé)，以及所需要形成的運(yùn)行記錄，等

中標(biāo)聯(lián)綜合管理體系文件信息化平臺(tái)

中標(biāo)聯(lián)基于流程為主線、職責(zé)為基礎(chǔ)，管理對(duì)標(biāo)為輔助的基本思想，創(chuàng)建了企業(yè)綜合管理體系文件應(yīng)用平臺(tái)，從解決了企業(yè)在管理體系建設(shè)與文件管理過(guò)程中面對(duì)的上述問(wèn)題，特別是為多管理體系文件整合提供了******解決方案。

1.      實(shí)現(xiàn)了在一個(gè)共享平臺(tái)之下，多體系整合文件系統(tǒng)的多種展示方式并存，可靈活的按照業(yè)務(wù)流程、主控部門、文件類型、QHSE管理體系標(biāo)準(zhǔn)要素等多種文件分類方式的靈活轉(zhuǎn)換

2.      實(shí)現(xiàn)了企業(yè)日常管理文件與ISO9001、ISO14001、GB/T28001、Q/SY1002.1、Q/SHS 0001.1 、AQ3013等各類管理體系條款標(biāo)準(zhǔn)要求的對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)換。企業(yè)無(wú)需再為了迎接各類外部審核而獨(dú)立形成各種體系文件匯編，可由系統(tǒng)自動(dòng)完成標(biāo)準(zhǔn)對(duì)標(biāo)，方便的識(shí)別原有業(yè)務(wù)文件中哪些文件是與所接受審核的體系標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)條款相對(duì)應(yīng)。

3.      可直接查找文件名稱包含或內(nèi)容包含某主題的文件；或者由某領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的所有文件；或者包含某術(shù)語(yǔ)的所有文件等。

4.      掌握文件被各部門和崗位閱讀學(xué)習(xí)的情況?？梢远ㄆ诜治鲚敵鏊形募桓鞑块T閱讀和查詢的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，如哪些文件經(jīng)常被大家所檢索查詢，哪些文件少有人問(wèn)津。這些信息對(duì)于管理者推動(dòng)文件要求的落地將會(huì)很有幫助。

5.      通過(guò)工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件制修訂流程的在線運(yùn)行，可以有效控制文件制修訂過(guò)程的評(píng)審與審批程序，并隨時(shí)追溯文件制修訂歷史，以及其修訂原因和內(nèi)容，增強(qiáng)了文件的權(quán)威性和有效性。

6. 通過(guò)分級(jí)授權(quán)、信息加密技術(shù)，安全瀏覽器技術(shù)有效控制企業(yè)管理文件的信息安全。可以按照公司

文件的重要度和保密性可進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，可以對(duì)不同的登錄賬號(hào)授權(quán)，也可針對(duì)單獨(dú)的某些文件授權(quán)。

系統(tǒng)限制非法下載打印；如內(nèi)部需要學(xué)習(xí)下載打印的文件，系統(tǒng)可自動(dòng)增加帶由公司標(biāo)志的水印。

1、中國(guó)石油管道公司綜合管理體系文件平臺(tái)

項(xiàng)目特色:

*  QHSE體系、內(nèi)控體系、制度體系等多體系文件整合并動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)換

*  ISO9001、ISO14001、GB/T28001和Q/SY1002.1標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)對(duì)標(biāo)

*  全部體系文件可自動(dòng)按照職責(zé)轉(zhuǎn)換到主控部門和崗位

*  公司、分公司、基層單位文件一貫到底

*  文件平臺(tái)可與OA系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)有效銜接

*  對(duì)文件制修訂過(guò)程在線動(dòng)態(tài)管理

*  對(duì)外來(lái)文件動(dòng)態(tài)管理

項(xiàng)目概況：

該公司隸屬于中國(guó)石油天然氣股份有限公司，下轄15個(gè)輸油(氣)分公司和工程項(xiàng)目經(jīng)理部、1個(gè)科技中心，所屬單位分布在全國(guó)17個(gè)省、自治區(qū)、直轄市。

   根據(jù)中石油集團(tuán)公司的要求，該公司質(zhì)量安全環(huán)保部門依據(jù)ISO9001、ISO14001和GB/T28001以及Q/SY1002.1（中石油HSE體系企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）標(biāo)準(zhǔn)組織制定了QHSE管理體系文件；內(nèi)控部門組織編制了內(nèi)控體系相應(yīng)的文件；企管法規(guī)部門組織編制的規(guī)章制度體系文件。該公司還先后開展了強(qiáng)三基、安全評(píng)級(jí)、精細(xì)化管理、完整性管理等專項(xiàng)工作，也形成了大量的管理文件。 另外該公司各二級(jí)單位也分別獨(dú)立編制了QHSE體系文件、內(nèi)控、規(guī)章制度體系文件，各單位管理文件的粗細(xì)程度、方法內(nèi)容不盡統(tǒng)一，導(dǎo)致管理水平參差不齊，總體結(jié)構(gòu)不滿足扁平化、精細(xì)化管理的需求。

   中標(biāo)聯(lián)協(xié)助該公司對(duì)各體系所形成的管理文件進(jìn)行系統(tǒng)的梳理整合，最終形成整合后的管理文件還有600多個(gè)，加上各種記錄表單，如果還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理方式，文件無(wú)論是檢索查詢還是制修訂管理都會(huì)非常困難，因此提出了應(yīng)用信息技術(shù)建立體系文件管理平臺(tái)的需求。

中標(biāo)聯(lián)解決方案

1.     應(yīng)用多維導(dǎo)航技術(shù)，能夠在企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)以QHSE體系、制度體系、內(nèi)控體系等多視角對(duì)文件進(jìn)行審視，并在不同文件分類方式之間進(jìn)行動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)換 。

2.     實(shí)現(xiàn)了企業(yè)日常管理文件與ISO9001、ISO14001、GB/T28001、 Q/SY1002.1等管理體系條款標(biāo)準(zhǔn)要求的對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)換。這樣一方面便于自身檢查完善體系文件，又便于迎接各級(jí)體系審核包括上級(jí)公司體系檢查，可以極大地減少各部門在迎接各類審核檢查時(shí)的工作量。

3.     為便于各部門和崗位對(duì)體系文件的學(xué)習(xí)，一方面應(yīng)用組合查詢和全文檢索技術(shù)對(duì)文件管理主題和關(guān)鍵要求的瞬時(shí)查閱；另一方面應(yīng)用文件結(jié)構(gòu)化拆解技術(shù)可便捷的實(shí)現(xiàn)針對(duì)某一部門在全部文件中的管理職責(zé)和需要形成的運(yùn)行記錄進(jìn)行一鍵統(tǒng)計(jì)分析和輸出。

4.     為了推動(dòng)體系文件要求的落地，應(yīng)用在線統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)，可讓各級(jí)管理者隨時(shí)統(tǒng)計(jì)所有文件被閱讀、使用和查詢的情況

5.     通過(guò)工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)了文件制修訂流程的在線運(yùn)行，可以有效控制文件制修訂過(guò)程的評(píng)審與審批程序，并隨時(shí)追溯文件制修訂歷史

2、神華寧煤煤碳化學(xué)工業(yè)公司綜合管理體息文件平臺(tái)

項(xiàng)目特色：

*  系統(tǒng)同時(shí)支持管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)三大標(biāo)準(zhǔn)體系的運(yùn)行

*  可實(shí)現(xiàn)ISO9001質(zhì)量體系、ISO14001環(huán)境體系、GB/T28001職業(yè)健康安全管理體系、AQ3013危化品生產(chǎn)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化、神華集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控體系（本安體系）體系文件的整合和動(dòng)態(tài)對(duì)標(biāo)

*  支持公司和分廠兩級(jí)文件運(yùn)行，在線實(shí)現(xiàn)所有標(biāo)準(zhǔn)的制修訂和審批

項(xiàng)目概況：

是神華集團(tuán)和寧煤集團(tuán)共同組建的合資公司，項(xiàng)目預(yù)計(jì)建成煤炭間接液化項(xiàng)目規(guī)模達(dá)到1000萬(wàn)噸/年, 二甲醚達(dá)到120萬(wàn)噸/年，煤基烯烴達(dá)到122萬(wàn)噸/年。

我們協(xié)助該公司建立了國(guó)內(nèi)首個(gè)以整體標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)（管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)）為構(gòu)架，同時(shí)全面涵蓋了涵蓋QHSE管理體系、制度體系、內(nèi)控體系等在內(nèi)的企業(yè)綜合管理體系。為了有效促進(jìn)綜合管理體系的建設(shè)和運(yùn)行，我們協(xié)助該公司建立了綜合管理體系文件平臺(tái)。

中標(biāo)聯(lián)解決方案

1.     針對(duì)各部門職能，按照煤化工企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程梳理管理標(biāo)準(zhǔn)，建立管理標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)航；

2.     在ISO9001、ISO14001和GB/T28001等通用管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，融合了危害品生產(chǎn)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化、神華集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控( 本安體系) 標(biāo)準(zhǔn)的要求，實(shí)現(xiàn)了多管理體系的整合；

3.     按照企業(yè)自定標(biāo)準(zhǔn)和采標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)兩大模塊，分部門、分專業(yè)建立了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系管理平臺(tái)；

4.     按照部門和崗位建立工作標(biāo)準(zhǔn)平臺(tái)，工作標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)形成了動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)；

5.     通過(guò)在線申報(bào)、評(píng)審和審批系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有文件和標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程的在線管理，并有效管控了標(biāo)準(zhǔn)制定、發(fā)布和改進(jìn)；

6.     針對(duì)公司和分廠兩級(jí)管理，設(shè)計(jì)了二級(jí)單位文件管理子平臺(tái)。

3、大唐集團(tuán)所屬某煤化工企業(yè)管理體系文件平臺(tái)

項(xiàng)目特色:

*  QHSE體系、制度體系、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等多體系文件整合并動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)換

*  全部體系文件可自動(dòng)按照職責(zé)轉(zhuǎn)換到主控部門和崗位

*  ISO9001、ISO14001、GB/T28001質(zhì)量健康安全環(huán)境體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)標(biāo)

*  AQ3013危化品生產(chǎn)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)標(biāo)

*  對(duì)運(yùn)行記錄進(jìn)行信息化管理

項(xiàng)目概況：

該項(xiàng)目是一個(gè)大型煤氣化生產(chǎn)甲醇，并進(jìn)一步加工烯烴產(chǎn)品的化工項(xiàng)目，是世界上MTP（甲醇制丙烯）技術(shù)首例大型工業(yè)化應(yīng)用項(xiàng)目，也是國(guó)家煤化工產(chǎn)業(yè)政策中確定的煤基烯烴示范化項(xiàng)目。

該公司按照ISO9001：2008、ISO14001：2004和GB/T28001:2001、Q/SY1002.1-2007、AQ3013-2008 危險(xiǎn)化學(xué)品從業(yè)單位安全標(biāo)準(zhǔn)化通用規(guī)范等要求建立了QHSE管理體系文件，包括質(zhì)量管理手冊(cè)、HSE管理手冊(cè)、程序文件31個(gè)，管理制度276個(gè)、記錄表單約600多個(gè)、崗位說(shuō)明書535個(gè)。為提高管理效率，該公司提出運(yùn)用信息技術(shù)建設(shè)體系文件管理平臺(tái)對(duì)體系文件進(jìn)行現(xiàn)代化科學(xué)管理和利用。

中標(biāo)聯(lián)解決方案：

1.     中標(biāo)聯(lián)協(xié)助該單位對(duì)煤化工企業(yè)在基建期、試車調(diào)試期和生產(chǎn)期不同階段的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理，對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程補(bǔ)充完善了控制文件，同時(shí)應(yīng)用多維導(dǎo)航技術(shù)，將業(yè)務(wù)流程對(duì)應(yīng)各部門職責(zé)進(jìn)行動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)換。

2.     考慮到該單位屬于危害品生產(chǎn)制造企業(yè)，在按照ISO9001、ISO14001、GB/T28001標(biāo)準(zhǔn)建立QHSE管理體系的基礎(chǔ)上還需要通過(guò)AQ3013危害品生產(chǎn)企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收評(píng)價(jià)，中標(biāo)聯(lián)采用系統(tǒng)內(nèi)在管理對(duì)標(biāo)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了各關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程控制文件與上述管理標(biāo)準(zhǔn)條款標(biāo)準(zhǔn)要求的對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)換，而無(wú)需為了應(yīng)接外部審核，再獨(dú)立形成各種體系文件匯編。這樣一方面便于自身檢查完善體系文件，又便于迎接各級(jí)體系審核，極大地減少各部門在迎接各類審核檢查時(shí)的工作量。

3.     為便于各部門和崗位對(duì)體系文件的學(xué)習(xí)，一方面應(yīng)用組合查詢和全文檢索技術(shù)對(duì)文件管理主題和關(guān)鍵要求的瞬時(shí)查閱；另一方面應(yīng)用文件結(jié)構(gòu)化拆解技術(shù)可便捷的實(shí)現(xiàn)針對(duì)某一部門在全部文件中的管理職責(zé)和需要形成的運(yùn)行記錄進(jìn)行一鍵統(tǒng)計(jì)分析和輸出。

4.     為了推動(dòng)體系文件要求的落地，應(yīng)用在線統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)，可讓各級(jí)管理者隨時(shí)統(tǒng)計(jì)所有文件被閱讀、使用和查詢的情況

5.     為了能準(zhǔn)確及時(shí)了解關(guān)鍵體系文件的執(zhí)行情況，建立了電子記錄在線管理數(shù)據(jù)庫(kù)，管理者能夠通過(guò)在線隨時(shí)調(diào)閱相關(guān)執(zhí)行記錄檢查文件要求是否已正確執(zhí)行。